Leady z Meta przestały przychodzić? 10 cichych awarii integracji i jak je wychwycić

Kampania działa, Menedżer reklam pokazuje nowe leady, a w CRM od czwartku cisza. Nikt nie dostał maila z błędem, bo integracja leadów z Meta rzadko psuje się głośno. Zwykle po prostu przestaje dostarczać. Poniżej dziesięć takich awarii, sposób sprawdzenia każdej w kilka minut i ustawienia, dzięki którym następna zgłosi się sama.

Po czym poznać, że integracja leadów przestała działać?

Po rozjeździe liczb, nie po komunikacie. Porównaj liczbę leadów z kolumny Wyniki w Menedżerze reklam z liczbą leadów, które w tym samym okresie trafiły do CRM. Kilka sztuk różnicy może wynikać z czasu i stref, ale dzień albo dwa bez żadnego nowego leada przy aktywnej kampanii to sygnał awarii.

Drugi sygnał przychodzi od ludzi: handlowiec pyta, czemu jest spokojnie, a klient dzwoni, że „wypełnił formularz i nikt się nie odezwał”. Wtedy lead zwykle istnieje w Mecie, tylko nie dotarł do miejsca, w którym ktoś go obsługuje. Każda godzina takiej przerwy wydłuża czas pierwszego kontaktu, o którym piszemy w artykule o czasie reakcji na leada.

Najprostsza kontrola to tygodniowe porównanie trzech liczb dla każdego formularza: leady w Menedżerze reklam, leady w CRM, data ostatniego leada w CRM. Jeśli ostatni lead jest sprzed kilku dni, a reklama wydaje budżet, zacznij od listy poniżej.

Jakie są najczęstsze ciche awarie integracji leadów?

Dziesięć przyczyn powtarza się niezależnie od narzędzia: wygasły dostęp, odebrane uprawnienia, strona bez subskrypcji webhooka, wstrzymane źródło, nowy formularz bez połączenia, leady starsze niż 90 dni, zmienione pytania, tryb testowy, wyłączona wysyłka i zdarzenia odrzucone przez Meta. Pierwsze siedem zatrzymuje albo psuje przychodzące leady, ostatnie trzy psują drogę powrotną do Mety.

1. Wygasło logowanie do Mety

Integracja czyta leady w imieniu konkretnego logowania. Według dokumentacji tokenów Meta długoterminowy token użytkownika działa około 60 dni, a token strony nie ma daty ważności, ale może zostać unieważniony. Jeśli narzędzie nie odświeża dostępu, po kilku tygodniach odczyt po prostu przestaje działać.

2. Ktoś odebrał uprawnienia

Do odczytu leadów potrzebne jest uprawnienie leads_retrieval i kilka uprawnień do strony, a token musi pochodzić od osoby, która może reklamować na koncie reklamowym, jak opisuje przewodnik o pobieraniu leadów. Wystarczy, że ta osoba straci rolę na stronie albo przy ponownym logowaniu odznaczy jedno pole.

3. Strona nie ma subskrypcji webhooka

Leady w czasie rzeczywistym przychodzą przez webhook strony. Według dokumentacji webhooków leadgen powiadomienia nie przyjdą, jeśli strona nie ma zainstalowanej aplikacji integracji albo wyłączyła platformę aplikacji. Narzędzie, które polega wyłącznie na webhooku, wtedy nie dostaje niczego.

4. Źródło zostało wstrzymane

Ktoś wstrzymał formularz w integracji albo odłączył konto, z którego był połączony. W części narzędzi odłączenie konta wstrzymuje wszystkie zależne od niego źródła. Trwa to sekundę, a skutek widać dopiero, gdy ktoś zauważy pusty CRM. Sprawdź stan każdego źródła i to, czy po ponownym podłączeniu wróciło do pracy.

5. Reklama korzysta z nowego formularza

Ktoś zduplikował reklamę i przy okazji utworzył nowy formularz albo podmienił go na wersję z innym tekstem. Dla Mety to osobny formularz z własnym identyfikatorem. Jeśli integracja ma listę połączonych formularzy, nowy nie jest na niej, więc jego leady zostają w Mecie.

6. Leady są starsze niż 90 dni

Meta udostępnia leady do pobrania przez 90 dni od wysłania formularza. Jeśli integracja nie działała dłużej, najstarszych leadów nie odzyskasz. To nie awaria sama w sobie, tylko termin, który zamienia każdą inną awarię w trwałą stratę.

7. Zmieniły się pytania w formularzu

Nowe pytanie, inna nazwa pola, inny klucz odpowiedzi. Lead dociera, ale integracja mapuje pola po starych nazwach, więc telefon albo odpowiedź kwalifikująca ląduje w pustej kolumnie albo nigdzie. To awaria cicha podwójnie: liczba leadów się zgadza.

8. Odbiorca zdarzeń został w trybie testowym

To już droga powrotna, czyli etapy wysyłane do Conversions API. Kod test_event_code służy według dokumentacji Conversions API tylko do testów i trzeba go usunąć na produkcji. Zostawiony sprawia, że zamiast zdarzeń produkcyjnych wysyłasz testowe, a w Menedżerze zdarzeń wszystko wygląda na działające.

9. Wysyłka jest wyłączona

Wyłączony scenariusz w Zapierze, zatrzymany przełącznik wysyłki na serwerze, wstrzymany odbiorca. Leady przychodzą, etapy się zmieniają, tylko nic nie wychodzi do Mety. Nikt nie widzi różnicy, dopóki ktoś nie zajrzy do Menedżera zdarzeń.

10. Meta odrzuca zdarzenia

Jedno zdarzenie z event_time starszym niż 7 dni powoduje, według opisu parametrów zdarzenia, błąd całego żądania. Podobnie jedno nieprawidłowe zdarzenie odrzuca całą paczkę. Jeśli narzędzie nie ponawia pozostałych osobno, giną też poprawne zdarzenia.

Jak sprawdzić każdą awarię w dwie minuty?

Każdą z dziesięciu przyczyn sprawdzisz w jednym miejscu: w ustawieniach integracji, w Menedżerze zdarzeń albo zapytaniem do Graph API. Poniższa tabela mówi, gdzie patrzeć i co zrobić. Przejdź ją raz przy podejrzeniu awarii i raz w miesiącu profilaktycznie, zaczynając od formularzy, które mają aktywne reklamy.

Przy punkcie 3 pusta lista w odpowiedzi oznacza, że żadna aplikacja nie jest zainstalowana na stronie. Przy punkcie 8 pamiętaj, że zdarzenie widoczne w Menedżerze zdarzeń potwierdza tylko odbiór. Nie dowodzi, że kampania się na nim uczy. Więcej o samym połączeniu z Metą w artykule czym jest Meta Conversions API.

Jak odzyskać brakujące leady?

Pobierz je od razu, póki mieszczą się w 90 dniach. Masz trzy drogi: plik CSV z Menedżera reklam lub Meta Business Suite, ponowny odczyt formularza przez API albo import w narzędziu, które ma tę funkcję. Po imporcie sprawdź duplikaty, bo część leadów mogła dotrzeć wcześniej inną drogą.

Kolejność ma znaczenie. Najpierw napraw przyczynę, potem importuj, inaczej nowe leady znów zaczną znikać w trakcie porządków. Leady odzyskane po kilku dniach traktuj jak gorące, ale z przeprosinami: osoba czekała, więc pierwszy telefon powinien to uwzględnić. Jak ułożyć sam przepływ leadów z formularza do CRM, opisujemy w artykule o leadach z formularzy Meta w CRM.

Jeśli leady wracają do Mety jako etapy, pamiętaj o limicie 7 dni dla event_time. Etap leada odzyskanego po dwóch tygodniach wyślesz z bieżącą datą zmiany, a nie z datą sprzed dwóch tygodni.

Jak ustawić, żeby awaria sama się zgłaszała?

Ustaw kontrolę, która porównuje oczekiwania z rzeczywistością: ile leadów powinno przyjść przy obecnych wydatkach, kiedy wygasa dostęp, czy zdarzenia wychodzą do Mety. Sama lista błędów nie wystarczy, bo ciche awarie nie generują błędów. Potrzebny jest sygnał o braku czegoś, czego się spodziewasz.

W praktyce to trzy rzeczy:

• Alarm „brak leadów” dla formularza, którego reklama wydaje pieniądze, a od kilku dni nie przyniosła leada.
• Przypomnienie przed wygaśnięciem dostępu, najlepiej z tygodniowym wyprzedzeniem, a nie w dniu awarii.
• Porównanie wysyłek z danymi Mety: ile zdarzeń narzędzie uznało za przyjęte, a ile zbiór danych faktycznie pokazuje.

Do tego jedna osoba, która dostaje te alarmy i ma prawo naprawić połączenie. Alarm bez właściciela to kolejny cichy mail. Jeśli zastanawiasz się, czy formularze nie mają problemu z jakością, a nie z dostarczaniem, zajrzyj do artykułu o słabych leadach z formularzy Meta.

Jak to wygląda w Convs?

Convs odbiera leady przez webhook strony, który subskrybuje sam, raz na 6 godzin sprawdza subskrypcję każdej strony, a formularze bez działającego webhooka czyta co 5 minut. Ręcznie można pobrać leady albo zaimportować ostatnie 7, 30 lub 90 dni.

Autodiagnostyka sprawdza całą konfigurację i przy każdym problemie mówi, co naprawić. Uruchamia się po kliknięciu „Sprawdź teraz” albo 2 minuty po zmianie konfiguracji, nie według harmonogramu. Sprawdza między innymi:

• Konta: logowanie Meta lub Google odłączone, choć używane, dostęp wygasły albo wygasający w ciągu 7 dni.
• Formularze Meta: formularz wstrzymany, brak dostępu Mety do strony, formularza lub leadów, brak aktywnego przepływu, brak leadów od 7 dni oceniany względem wydatków, nieznane pytania, nieudane pobrania leadów.
• Wysyłkę do Meta: wysyłka wyłączona, tryb testowy, odrzucone, czekające lub utknięte wysyłki oraz statystyki zbioru danych porównane z wysyłkami przyjętymi przez Metę.

Logowanie Meta wygasa i trzeba je odnowić, Convs nie odświeża go automatycznie. Po ponownym podłączeniu tego samego konta wracają dokładnie te źródła, które zostały wstrzymane, a każdy formularz jest czytany raz od ostatniego odczytu. W raporcie Kampanie wiersz z ostrzeżeniem „Część leadów nie dotarła” pojawia się, gdy Meta liczy więcej leadów, niż trafiło do Convs, z przyciskiem „Pobierz brakujące leady” (import 90 dni).

Ograniczenia

Żadne narzędzie nie odzyska leadów starszych niż 90 dni ani nie wykryje awarii, której nie da się zobaczyć w danych. Porównanie z Menedżerem reklam też ma granice: liczby różnią się przez strefy czasowe, leady organiczne i moment odczytu, więc pojedyncze sztuki różnicy nie są jeszcze awarią.

Kilka rzeczy zostaje poza zasięgiem integracji. Jeśli ktoś usunie aplikację w ustawieniach strony albo zmieni role w portfolio firmowym, zobaczysz skutek, nie przyczynę. Autodiagnostyka w Convs działa na żądanie i po zmianach, więc nie zastąpi cotygodniowego spojrzenia na liczby. Status „przyjęte przez Metę” mówi, że zdarzenie dotarło, a nie że kampania optymalizuje się pod te dane. To sprawdzasz w ustawieniach zestawu reklam.

Następny krok

Dziś porównaj dla każdego aktywnego formularza liczbę leadów z ostatnich 7 dni w Menedżerze reklam i w CRM. Jeśli gdzieś brakuje, przejdź tabelę od punktu 1. Jak Convs pilnuje odbioru leadów i wysyłki do Mety, pokazuje strona Autodiagnostyka.

Źródła

• Meta for Developers: Get Long-Lived Tokens (token użytkownika ok. 60 dni, token strony bez daty ważności)
• Meta for Developers: Retrieving Leads (leads_retrieval, token osoby z prawem reklamowania, opóźnienie webhooka do kilku minut)
• Meta for Developers: Webhooks for Lead Ads (subscribed_apps, brak powiadomień bez zainstalowanej aplikacji)
• Meta for Developers: Using the Conversions API (test_event_code tylko do testów, nieprawidłowe zdarzenie odrzuca paczkę)
• Meta for Developers: Server Event Parameters (limit 7 dni dla event_time)
• Meta Business Help: About expired leads (leady do pobrania przez 90 dni)